Transformando el riesgo en recompensa

Adaptive Magazine

Si aborda el proceso de forma consciente, los equipos de TI retirados de servicio pueden convertirse en una fuente de ingresos. Por: Tom Adams

Al reemplazar los equipos de TI antiguos que ya no responden a sus necesidades, las empresas enfrentan un desafío significativo. Pensando de forma anticipada, las empresas pueden minimizar los riesgos asociados con la eliminación de los equipos antiguos, y maximizar las posibilidades que brinda este procedimiento.

Los equipos, servidores, teléfonos celulares, PDA y otros dispositivos inteligentes son más que herramientas de negocios: son bibliotecas llenas de información sobre su empresa, sus clientes y sus empleados. Una vez retirados de servicio, las PC y otros equipos de TI antiguos con frecuencia son apilados en un depósito, dejando los equipos y sus secretos esencialmente desprotegidos.

Considerando los riesgos que presentan las fugas de datos, la protección de los registros de los clientes y otra información presente en los equipos de TI retirados de servicio, se ha convertido en un paso crítico. 

Los equipos de TI que ya no responden a las necesidades de su empresa pueden tener valor para otros, si se reacondicionan y se vuelven a colocar en el mercado rápidamente. De hecho, nuestra experiencia demuestra que hasta el 90% de los equipos de TI usados pueden revenderse si se procesan rápidamente, una vez que salen de circulación.

El manejo de los equipos de TI antiguos que salen de servicio, es una parte significativa del negocio de HP Financial Services. De hecho, el año pasado procesamos un millón de unidades de equipo usado de propiedad de clientes o de leasing.

Nuestro proceso ayuda a los clientes a cumplir con las leyes de protección de la privacidad y se asegura de que los datos se eliminen de las unidades de disco duro. Usamos software y procesos estándar del sector para sobrescribir las unidades o, si los clientes lo prefieren, aplicamos procedimientos aun más estrictos, incluyendo la destrucción de las unidades de disco duro.

La normativa de protección al medio ambiente es cada vez más compleja y las penas son cada vez más severas. Administramos la eliminación de los equipos de TI de forma segura y de acuerdo con las leyes de protección al medio ambiente.

Un modelo de disposición efectivo ofrece beneficios a las empresas en varios niveles:

• Permite encontrar valor en activos antiguos, algo deseable en estos momentos de presupuestos ajustados.
• Minimiza los riegos de brechas en la seguridad de los datos: ningún CEO quiere aparecer en los titulares del periódico.
• Puede mejorar la reputación de la empresa en cuanto al manejo confiable de su responsabilidad ambiental.

A continuación, presentamos algunas sugerencias acerca de cómo la empresa puede asegurar un retorno extra de sus activos de TI y minimizar los riesgos de eliminación de activos:

1. Reconozca que la disposición de activos de TI es un asunto serio. Desarrolle un plan para toda la empresa patrocinado por un ejecutivo de la corporación. Dejar estos asuntos en manos de gerentes locales, que carecen de la experiencia necesaria con relación a la eliminación de activos, puede implicar riesgos.
2. Envíe de inmediato el equipo para ser reacondicionado. Cada día que los equipos pasan en el depósito, pierdan valor, además de que aumentan las posibilidades de que ocurran robos o violaciones a la seguridad.
3. Verifique qué tipo de datos se encuentran en los activos de TI que salen de servicio. Los métodos de destrucción de datos deben estar de acuerdo con la importancia de los datos que deben ser protegidos.
4. Decida si quiere encargarse del asunto usted mismo. Dada la complejidad de la disposición de activos, puede preferir subcontratar el trabajo con un socio experimentado.
5. Si subcontrata, elija un socio con una marca conocida y una reputación de integridad. Cree controles e informes rigurosos y documentados para brindar procedimientos de auditoría que protejan los intereses de su empresa y eviten potenciales problemas legales.
6. Elija un socio que se preocupe por la privacidad y el medio ambiente. El simple hecho de mantenerse dentro de la legislación ya implica un desafío significativo. A menos que tenga un experto interno, trabaje con una empresa que cuente con uno.